Cómo usar la IA en la empresa sin filtrar datos: política de uso paso a paso
Qué riesgos tiene que la plantilla use ChatGPT, Copilot o Gemini con datos de la empresa y cómo redactar una política de uso de IA útil y realista.
En tu empresa ya se está usando inteligencia artificial, lo sepas o no. Alguien pega un contrato en un chatbot para resumirlo, otro le pide que mejore un correo a un cliente, otro sube una hoja de cálculo con datos de ventas. Prohibirlo todo no funciona: la gente lo usará igualmente, desde el móvil. Lo que funciona es una política de uso clara y herramientas aprobadas.
Los riesgos reales
1. Datos que salen de la empresa
Cuando alguien pega información en una herramienta de IA, esos datos se envían al proveedor. Según el servicio y el plan:
- Pueden usarse para entrenar futuros modelos. Las versiones gratuitas y de consumo suelen permitirlo por defecto, aunque normalmente se puede desactivar.
- Se almacenan durante un tiempo en los servidores del proveedor, a veces fuera de la UE.
- Pueden ser revisados por personas del proveedor en determinados casos.
Los planes empresariales de los principales proveedores suelen comprometerse por contrato a no usar tus datos para entrenar y ofrecen más garantías, pero compruébalo en las condiciones de cada servicio.
2. Protección de datos personales
Introducir datos personales de clientes o empleados en una herramienta de IA es un tratamiento de datos sujeto al RGPD: necesitas una base legal, un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor y, a veces, una evaluación de impacto.
3. Respuestas incorrectas
Los modelos de lenguaje pueden inventar datos, citas o referencias con total seguridad. Si nadie revisa el resultado, el error acaba en un informe, en un contrato o en la respuesta a un cliente.
4. Propiedad intelectual y confidencialidad
Código fuente, estrategias, ofertas o información de clientes sujeta a acuerdos de confidencialidad no deberían acabar en servicios no aprobados.
Qué debe incluir la política
Herramientas aprobadas
Una lista corta de herramientas permitidas y con qué cuenta (la corporativa, nunca la personal), y cómo pedir que se evalúe una herramienta nueva.
Qué datos se pueden usar
Una clasificación sencilla funciona mejor que una larga:
| Tipo de información | ¿Se puede usar con IA? |
|---|---|
| Pública (web, folletos, noticias) | Sí, en cualquier herramienta aprobada |
| Interna no sensible (borradores, ideas) | Sí, solo en herramientas corporativas aprobadas |
| Confidencial (clientes, contratos, finanzas, código) | Solo en herramientas aprobadas expresamente para ello y con garantías contractuales |
| Datos personales sensibles, credenciales, contraseñas | No |
Revisión humana
Todo contenido generado con IA que salga de la empresa o sirva para tomar decisiones lo revisa una persona, que es responsable del resultado.
Transparencia
Cuándo hay que indicar que un texto o una imagen se ha generado con IA, especialmente ante clientes. El Reglamento europeo de IA introduce obligaciones de transparencia, por ejemplo avisar a las personas de que interactúan con un chatbot.
Formación
El Reglamento europeo de IA exige a las empresas que usan sistemas de IA tomar medidas para que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA. Una formación breve sobre riesgos y buen uso cubre buena parte de esta necesidad.
Controles técnicos que ayudan
- Inicio de sesión único (SSO) con cuentas corporativas en las herramientas aprobadas, para poder dar y retirar accesos.
- Prevención de fuga de datos (DLP) en el navegador o el correo para detectar datos sensibles, si tu plataforma lo permite.
- Bloqueo o aviso al acceder a herramientas no aprobadas desde la red corporativa.
- Revisión de las integraciones: extensiones del navegador, complementos y “agentes” que acceden a tu correo o tus documentos también son una vía de fuga.
Plan en 5 pasos
- Pregunta qué herramientas se están usando ya. Sin castigos: el objetivo es saber.
- Elige una o dos herramientas corporativas que cubran la mayoría de usos y contrátalas con garantías.
- Redacta la política en una o dos páginas, con ejemplos concretos.
- Forma a la plantilla en 30-60 minutos.
- Revisa cada seis meses: las herramientas y la normativa cambian rápido.
Preguntas frecuentes
¿Es ilegal usar ChatGPT o herramientas similares en la empresa? No. Lo que hay que cuidar es qué datos se introducen, con qué cuenta y con qué garantías contractuales.
¿Qué hago si alguien ya ha pegado datos de clientes en una herramienta gratuita? Valora el riesgo con tu responsable de protección de datos: qué datos, qué servicio y si se pueden borrar. Si hay datos personales, podría ser una brecha de seguridad que haya que analizar y, en su caso, notificar.